10 tips til at bruge Instant Messaging for virksomheder

Her er scenen: et par dusin fagfolk i et stort reklamebureau roligt skrive væk på computerskærme i nærheden af hinanden, i et åbent rum uden kontor vægge og partitioner.

En lejlighedsvis grine punctuates stilhed.Men taler ingen. De kommunikerer med hinanden næsten udelukkende via instant messaging (IM).

“Når jeg besøger dette firma, jeg kan ikke undgå at bemærke dette [manglende folk taler].Virker underligt at en outsider, men dette er nu stort set deres corporate kultur, “siger Helen Chan, analytiker for gruppen Yankee, en amerikansk-baseret teknologi forskningsgruppe, der har venner på agenturet.

En teknologi udviklet i første omgang til one-on-one personlige chats har nået på arbejdspladsen.Mange erhvervsfolk vælger tekstbaserede onlinemeddelelser over telefonopkald og e-mail. De foretrækker sin umiddelbarhed og effektivitet i at få real-time oplysninger fra partnere, leverandører og kollegaer arbejder eksternt.

Onlinemeddelelser er hovedsagelig en tekstversion af et telefonopkald.På virksomheder med store og små bruger flere og flere mennesker det til at kommunikere. For mange, det tjener som en bagstopper for e-mail-problemer og andre nødsituationer — vidne pigge i brug efter Sept. 11 terrorangreb.

Wall Street Journal bemærker, at mere end 100 millioner mennesker nu sender onlinemeddelelser.I en rapport, “IM: den sovende kæmpe,” forudsiger teknologi konsulent Gartner Group, 2005, instant messaging vil overgå e-mail som det primære online meddelelser værktøj.

Når det er sagt, IM vil gavne virksomheder, der arbejder i teams eller på projekter vil mere end det mange detailhandlere og selvstændige.Det er fordi IM forbedrer samarbejdet, men egner sig ikke til at åbne nye relationer. Men bortset fra mulighederne for tids- og omkostningsbesparelser, der er risici og ulemper ved dets anvendelse.

Uanset om du er en virksomhedsejer eller en ivrig IM bruger, eller begge dele, her er 10 instant messaging do ‘s og don’ts.

1.Vedtage en brugerpolitik til instant messaging.Hvis du er en ejer, skal dine medarbejdere vide om du se instant messaging som et egnet middel til at kommunikere med, siger, kunder eller forretningspartnere. Enhver politik bør indeholde mindst generelle retningslinjer for dens anvendelse. Du tror måske ikke det er vigtigt – medmindre du kender historien om hedge fond manager, der har forårsaget en stor opstandelse ved IM angiveligt for at sprede urigtige rygter om en børsnoteret softwarevirksomhed. (Ordet kom ud, software virksomhedsaktier kastet og hedgefond manager og hans selskab fik ind i nogle alvorlige problemer).

2.Ikke bruge chat til at kommunikere fortrolige eller følsomme oplysninger.Tage en lektion fra eksemplet ovenfor. Hvis din virksomhed er i færd med at yde professionel rådgivning i forbindelse med aktier, økonomi, medicin eller lov, er chancer det ikke er smart at gøre det via instant messaging. IM er bedre egnet til hurtig information om projektstatus, møde gange eller en persons opholdssted.

3.Gøre organisere dine kontaktlister til at adskille forretningskontaktpersoner fra familie og venner.Sørg for at dine medarbejdere gør det samme. Fjerne selv remote muligheden at en social kontakt kunne indgå i en business chat med en partner eller kunde – eller omvendt. MSN Messenger [link] kan du organisere dine kontakter omhyggeligt.

4.Tillad ikke overdreven personlige beskeder på arbejdspladsen.Ja, du gøre personlige telefonopkald på arbejdspladsen, sende personlige e-mails, og tillade, at dine medarbejdere til at gøre det samme. Men du opmuntre dem til at holde det på et minimum og (forhåbentlig) gøre det samme selv. I instant messaging gå selv yderligere. Opfordrer at personlige chats gøres under pauser eller frokost time – eller at chats generere nye kunder eller indtægter for virksomheden.

5.Vær opmærksom på, at IM-beskeder kan blive frelst. Du tror måske, IM er stor, fordi du kan Lad din vagt, gøre fed erklæringer, tugte en chef, medarbejder eller kollega og har det hele visket væk fra posten, når du er færdig. Hvad du ikke er klar over er, at en af parterne i samtalen kan kopiere og indsætte hele chatten på en notesblok eller Word-dokument. Nogle IM-tjenester kan du arkivere hele beskeder. Vær forsigtig, hvad du siger, ligesom du ville gøre i en e-mail.

6.Gå ikke på kompromis din virksomheds ansvar eller eget omdømme.Domstolene kan stadig regne ud hvor onlinemeddelelser står for injurier, ærekrænkelse og andre juridiske overvejelser. Det er sandsynligt, at eventuelle udtalelser du gøre omkring andre mennesker, din virksomhed eller andre virksomheder sandsynligvis ikke vil lander du i retten. Men de kunne skade dit omdømme eller troværdighed. Vær forsigtig, hvad du siger.

7.Vær opmærksom på virusinfektioner og dermed forbundne sikkerhedsrisici. De fleste chattjenester kan du overføre filer med dine beskeder. Alexis D. Gutzman, forfatter og e-business konsulent, siger hendes seneste forskning for en bog fandt, at IM vedhæftede bærer virus trænge firewalls lettere end e-mail-vedhæftede filer. “Onlinebeskeder [bærer virus] vil køre og dyp i en firewall, indtil de finder en åbning,” siger hun. Du ville være klogt at lære mere om kvaliteten af din egen firewall-beskyttelse, beslutte at begrænse overføre filer via IM eller ej.

8.Ikke dele personlige data eller oplysninger via IM. Selv om du har den allerstørste tillid i den eller de personer, du messaging, er herunder personlige oplysninger du vil helst opbevare fortrolige (f.eks. et telefonnummer) ikke en god idé.Det skyldes, at teksten i din chat, sendes videre via en server på vej til kontaktpersonen. “Hvis nogen er på forbindelsen og kan se at trafikken, kan de se de personlige oplysninger,” siger Chris Mitchell, lead program manager med MSN Messenger. Sandsynligvis ikke, måske. Men det er bedre at sende sådanne info via en krypteret e-mail, eller slet ikke.

9.Holde dine onlinemeddelelser, enkel og til punktet, og vide hvornår man skal sige farvel. Hvordan skal du bruge IM er svært at fastlægge. Kneko Burney, direktør for e-business research på Cahners i-Stat gruppe, foretrækker det simpelthen for at se, hvis en kollega er på hans eller hendes skrivebord, tilgængelige for en in-person eller telefon opkald. “Det er ligesom kigger ind i en andens kontor.” Gutzman, på den anden side ser IM som en måde at gøre hurtig forskning og få hurtig information fra konsulenter og endda advokater. Hun har for nylig brugt IM i forske i en bog hele meddelelser gemmes i sin personlige arkiver. Begge accepterer dog, at du skal begrænse din forespørgsel, komme til punktet lige væk, og undgå unødvendige blather. “Med instant messaging, du behøver ikke en masse af komplimenter,” Gutzman siger. “Jeg temmelig meget kan sige,”Hvordan går det?”og så komme videre med mit spørgsmål.”

10.Må ikke forveksle dine kontakter med en vildledende brugernavnet eller status.IM brugernavne, som e-mail brugernavne, bør være ensartet i hele virksomheden. Og brugerne bør gøre høflighed af deres opdateringsstatus hele dagen, så kontakter, om de er tilgængelige for meddelelser.




Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.